Praxisbeispiel 02Klausurtagung · 2 Tage · 12 Mitarbeitende plus Leitung5 Min. Lesezeit

Aufbruch statt Resignation: Wie ein überlastetes Verwaltungsteam wieder zueinander fand

Personalmangel, Budgetkürzungen und ein Team, das sich nicht mehr vertraut. Wie eine zweitägige Klausurtagung außerhalb der Amtsstuben Entlastung, klare Prioritäten und ein neues Miteinander gebracht hat.

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Ulrike von den Driesch moderiert einen Workshop vor Flipcharts
Vertraulich und anonymisiert erzählt

Auf einen Blick

Auftraggeber
Kernteam einer städtischen Verwaltung: 12 Mitarbeitende plus Amts- und Abteilungsleitung
Herausforderung
Personalmangel und Budgetstreichungen trafen auf ein tiefes Vertrauensproblem im Team und gegenüber der Abteilungsleitung. Dauerstress, Gereiztheit, Silodenken, kaum noch Informationsfluss
Format
Zweitägige, intensiv moderierte Klausurtagung außerhalb der Amtsstuben
Ergebnis
Klare Priorisierung des Aufgabenbergs, Entlastung durch eindeutige Zuständigkeiten, ein wertschätzendes Miteinander mit spürbar mehr Freude an der Arbeit
Ulrike von den Driesch
Ein persönliches Wort vorab

Kommunale Verwaltungen gehören zu meinen Auftraggebern, und ich arbeite gern mit ihnen. In vielen Teams steckt ein großes Verantwortungsgefühl, gerade dort, wo die Rahmenbedingungen schwierig sind. Dieses Beispiel zeigt, was möglich wird, wenn dieses Verantwortungsgefühl wieder einen guten Rahmen bekommt.

Ulrike von den Driesch
Die Ausgangslage

Wenn Mangelverwaltung auf Frust trifft

In der Theorie soll Verwaltung reibungslos funktionieren. In der Praxis stand dieses städtische Team kurz vor dem Kollaps. Unbesetzte Stellen und strenge Budgetkürzungen hatten den Arbeitsdruck pro Kopf seit Monaten massiv steigen lassen.

Die Symptome der Krise im Amt

  1. Eiszeit im TeamDie Überlastung führte zu großer Gereiztheit. Statt sich gegenseitig zu unterstützen, zogen sich die Mitarbeitenden zurück. Das Vertrauen war zerstört.
  2. Stockende KommunikationWichtige Informationen blieben liegen oder wurden nicht weitergegeben, es herrschte Dienst nach Vorschrift. Missverstandene Absprachen führten zu Fehlern und Mehrarbeit.
  3. Die Luft war rausDie Motivation war auf dem Nullpunkt. Das Gefühl, den Aufgaben ohnehin nie hinterherzukommen, lähmte das ganze Team.

Ein einfaches Weiter-so hätte über kurz oder lang zu Langzeiterkrankungen und innerer Kündigung geführt. Die externe Moderation sollte den Wendepunkt markieren.

Ein Blick auf Ihre Lage

Kommt Ihnen das bekannt vor?

So sah der Alltag dieses Teams vor der Klausur aus. Wenn Sie mehrere Punkte aus Ihrem eigenen Team kennen, ist eine moderierte Klausur oft der richtige nächste Schritt.

Zum kostenfreien Klarheits-Check

  • Personalmangel und Budgetkürzungen sind zum Dauerzustand geworden.
  • Im Team herrscht Gereiztheit, Kolleginnen und Kollegen ziehen sich zurück.
  • Informationen bleiben liegen, Absprachen werden missverstanden.
  • Alle haben das Gefühl, den Aufgaben nie hinterherzukommen.
  • Das Vertrauen zur Leitung ist angeschlagen.
  • Die Motivation ist auf dem Nullpunkt.
Die Zielsetzung

Entlastung im Kopf, Struktur auf dem Schreibtisch

Die Klausurtagung durfte keine Veranstaltung im Elfenbeinturm werden. Das Team brauchte pragmatische Lösungen, die sofort im Alltag spürbar sind.

Dampf ablassen im geschützten Raum

Den Frust über Politik, Budget und Personal anerkennen und kanalisieren, statt ihn an Kolleginnen und Kollegen auszulassen.

Vertrauen aufbauen

Missverständnisse ausräumen und die psychologische Sicherheit im Team wiederherstellen.

Aufgaben priorisieren

Den Berg an Pflicht- und Ermessensaufgaben klar und rechtssicher sortieren.

Leistung und Freude zurückbringen

Durch klare Absprachen wieder Erfolgserlebnisse ermöglichen und den Teamgeist neu beleben.

Das Vorgehen

Das Design der Klausur: Schritt für Schritt aus der Überlastung

Zwei Tage, zwei klare Aufgaben. Der erste Tag gehörte der Beziehung, der zweite der Struktur. Diese Reihenfolge war bewusst gewählt: Ohne Vertrauen hätte keine Priorisierung gehalten.

Tag 1

Das Ventil öffnen und das Wir neu beleben

Der erste Tag stand ganz im Zeichen der Beziehungsarbeit. Als externe Moderatorin habe ich das Team dort abgeholt, wo es stand: in der Erschöpfung.

  • Das kontrollierte VentilIn einer angeleiteten Reflexion durfte der Frust über Personalmangel und Budget einmal laut ausgesprochen werden. Entscheidend war die Trennung: Was kann das Team beeinflussen, nämlich die eigene Zusammenarbeit, und was nicht, nämlich die Rahmenbedingungen?
  • Die VertrauensbrückeIn strukturierten Übungen zum Perspektivwechsel erkannten die Mitarbeitenden: Die Kollegin oder der Kollege meint es nicht böse, sondern ertrinkt gerade selbst in Arbeit. Diese Erkenntnis löste die erste harte Schale des Misstrauens. Am Nachmittag wich die Gereiztheit einer spürbaren Erleichterung.
Tag 2

Klare Prioritäten und ein neuer Team-Kodex

Am zweiten Tag ging es ans Eingemachte: die Arbeit unter den Bedingungen des Mangels neu zu strukturieren.

  • Die Aufgaben-InventurIch habe mit dem Team den gesamten Aufgabenberg offen auf den Tisch gelegt. Gemeinsam haben die Mitarbeitenden sortiert: Was sind rechtliche Pflichtaufgaben? Was sind freiwillige Leistungen? Wo lassen sich Prozesse deutlich vereinfachen oder vorübergehend aussetzen? So entstand eine klare Priorisierungsmatrix, die auch der Amtsleitung den Rücken stärkte, um gegenüber der eigenen Führung professionell zu argumentieren.
  • Spielregeln für die KommunikationDas Team hat feste Absprachen für den Alltag getroffen. Wie informiert man sich ab morgen kurz und wirksam, zum Beispiel in einem zehnminütigen Stand-up am Morgen? Und wie lässt sich rechtzeitig signalisieren, dass Land unter ist, ohne Angst vor Verurteilung?

Die Priorisierungsmatrix in drei Fragen

Pflicht

Was ist rechtlich vorgeschrieben?

hat Vorrang
Freiwillig

Was sind freiwillige Leistungen?

wird bewusst entschieden
Vereinfachen

Was lässt sich vereinfachen oder aussetzen?

schafft Luft
Heller Seminarraum mit Stuhlkreis und Flipchart, vorbereitet für eine Klausurtagung
Das Ergebnis

Ein klares Fundament und neue Energie

Die Klausurtagung wirkte wie ein Befreiungsschlag. Die Auswertung nach drei Monaten zeigte handfeste Veränderungen im Verwaltungsalltag.

Belastung

Diffuser Dauerdruck, das Gefühl, nie hinterherzukommen

Spürbare Entlastung

Weil schwarz auf weiß feststeht, welche Aufgaben Vorrang haben, ist der diffuse Dauerdruck gesunken. Es wird wieder fokussiert statt aktionistisch gearbeitet.

Miteinander

Gereiztheit, Rückzug, zerstörtes Vertrauen

Unterstützung statt Schuldzuweisung

Das Vertrauen ist zurück. Wenn ein Bereich wegen Krankheitsausfällen unter Druck gerät, springen die anderen nach den neuen Spielregeln ein, statt sich abzugrenzen.

Information

Infos bleiben liegen, Dienst nach Vorschrift

Ein Informationsfluss, der trägt

Die neuen, kurzen Kommunikationsschleifen verhindern Fehler. Alle wissen, wer woran arbeitet. Das spart jeden Tag Zeit.

Stimmung

Motivation auf dem Nullpunkt

Die Freude ist zurück

Die Stimmung im Büro ist wieder positiv und von Humor geprägt. Das Team zieht an einem Strang, und weil die Reibungsverluste im Miteinander weggefallen sind, ist die Leistungsfähigkeit gestiegen.

Zum Mitnehmen

Drei Impulse für Ihr Team

Trennen, was sich beeinflussen lässt

Sammeln Sie im Team, was belastet, und teilen Sie es in zwei Spalten: Was können wir selbst gestalten, was liegt außerhalb? Allein diese Trennung nimmt viel Druck aus dem Raum.

Aufgaben in drei Körbe

Pflicht, freiwillig, vereinfachen oder aussetzen. Wer den Aufgabenberg einmal so sortiert, hat eine Grundlage, um auch gegenüber der eigenen Führung klar zu argumentieren.

Zehn Minuten am Morgen

Ein kurzes Stand-up zu Beginn des Tages: Wer arbeitet woran, wo ist Land unter? Das kostet wenig Zeit und verhindert viele Missverständnisse.

Ulrike von den Driesch, Coach für Führungskräfte, mit verschränkten Armen an einer hellen Wand
Fazit der Moderatorin
Gerade im öffentlichen Dienst und in kommunalen Verwaltungen ist der Druck durch Personalmangel und Budgetkürzungen enorm. Mangelverwaltung darf trotzdem nicht zur menschlichen Schlammschlacht werden. Meine Aufgabe als Moderatorin war es, dem Team zu zeigen: Die äußeren Umstände lassen sich nicht sofort ändern, die Art, wie es gemeinsam damit umgeht, sehr wohl. Erst als das Vertrauen zurück war, wurde der Kopf frei für kluge, strukturelle Prioritäten.
Ulrike von den DrieschDiplom-Psychologin und Moderatorin · in der Praxis in Köln, vor Ort oder online
20+
Jahre Praxis
6
Coaching-Ausbildungen
14
Jahre Konzern­erfahrung

Mehr über mich und meinen Weg

Der erste Schritt

So beginnt unsere Zusammenarbeit

01

Erstgespräch

30 Minuten, kostenfrei und unverbindlich. Sie schildern Ihre Lage, ich frage nach und sage Ihnen ehrlich, ob ich die Richtige bin.

02

Angebot

Schriftlich und transparent, mit klaren Zielen und dem Honorarrahmen.

03

Arbeitsphase

Sitzungen oder Moderationstage, abgestimmt auf Ihr Tempo und Ihre Situation.

04

Auswertung

Ein ehrlicher Blick zurück, was sich verändert hat, und auf Wunsch ein Follow-up nach drei bis sechs Monaten.

Für Moderationen erhalten Sie nach dem Erstgespräch ein schriftliches Angebot, das Vorgespräche, Moderationstage, Dokumentation und Nachschau transparent ausweist.

Gut zu wissen

Häufige Fragen

Kurz beantwortet. Alles Weitere klären wir gern im Erstgespräch.

Wann lohnt sich eine externe Moderation für eine Klausurtagung in der Verwaltung?

Vor allem dann, wenn es Spannungen im Team oder zwischen Team und Leitung gibt, wenn die Leitung selbst Teil des Themas ist oder wenn harte Prioritäten gesetzt werden müssen. Eine externe Moderatorin hat keine eigenen Interessen im Raum und kann deshalb auch heikle Punkte besprechbar machen. Mehr dazu im Beitrag Klausurtagung: Wann sich externe Moderation lohnt.

Wie lange sollte eine Klausurtagung dauern?

Wenn es um Vertrauen und um Prioritäten zugleich geht, sind zwei Tage sinnvoll: der erste für die Beziehungsebene, der zweite für Struktur und Vereinbarungen. In diesem Beispiel hat genau diese Aufteilung getragen.

Was kostet die Moderation einer Klausurtagung?

Das hängt vom Umfang ab: Vorgespräche, Zahl der Moderationstage, Dokumentation und Nachschau. Nach einem ersten Gespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot, das diese Bestandteile transparent ausweist.

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