Viele Führungskräfte kennen diese Klausur. Die Agenda ist zu voll, weil endlich alles auf den Tisch soll. Die Bereichsleiterin moderiert selbst und will gleichzeitig ihre eigenen Punkte durchbringen. Die Diskussion dreht sich um das, was alle ohnehin wissen. Die heiklen Themen kommen erst beim Abendessen zur Sprache, informell und ohne Folgen. Am Ende stehen Fotoprotokolle von Flipcharts, und sechs Wochen später erinnert sich kaum jemand, was eigentlich beschlossen wurde.

Das liegt nicht an mangelndem Willen. Es liegt daran, dass Gruppen ohne gute Prozessführung zuverlässig in dieselben Fallen laufen. Genau dafür gibt es Moderation.

Kurz erklärt: Eine Klausurtagung ist ein ein- bis mehrtägiges Treffen eines Teams oder Führungskreises außerhalb des Arbeitsalltags, um Strategie, Zusammenarbeit oder grundlegende Veränderungen zu klären. Externe Moderation lohnt sich vor allem dann, wenn die Führungskraft selbst mitdiskutieren will, wenn Spannungen oder heikle Themen im Raum stehen oder wenn mehrere Bereiche mit unterschiedlichen Interessen zu einem gemeinsamen Ergebnis kommen müssen. Die Moderatorin verantwortet den Prozess, das Team den Inhalt.

Wofür eine Klausurtagung da ist

Eine Klausur ist kein verlängertes Meeting. Ihr Wert liegt darin, dass Fragen Raum bekommen, für die im Alltag keine Zeit ist. Typische Anlässe sind:

  • Strategie und Jahresplanung: Wohin wollen wir, was lassen wir, was hat Vorrang?
  • Teamentwicklung: Rollen, Zuständigkeiten und Spielregeln der Zusammenarbeit klären.
  • Neustart: eine neue Führungskraft, ein neu zusammengesetztes Team, eine Fusion von Bereichen.
  • Veränderung: eine Umstrukturierung verarbeiten und gemeinsam die nächsten Schritte planen.
  • Festgefahrene Zusammenarbeit: Reibung zwischen Personen oder Bereichen, die den Alltag lähmt.

Je weiter Sie in dieser Liste nach unten gehen, desto wichtiger wird die Frage, wer moderiert.

Warum Gruppen ohne Moderation schlechter entscheiden

Die Sozialpsychologie hat recht genau untersucht, woran Gruppen scheitern. Drei Befunde sind für Klausurtagungen besonders wichtig.

Gruppen sprechen über das, was alle schon wissen

Die Psychologen Garold Stasser und William Titus haben 1985 in einem inzwischen klassischen Experiment Gruppen über eine Personalauswahl entscheiden lassen. Wenn alle Mitglieder dieselben Informationen hatten, wählten 83 Prozent der Gruppen die beste Kandidatin oder den besten Kandidaten. War das entscheidende Wissen dagegen auf einzelne Mitglieder verteilt, gelang das nur noch 18 Prozent. Die Gruppen diskutierten vor allem die Informationen, die ohnehin alle kannten. Das, was nur eine Person wusste, kam kaum zur Sprache. Der Effekt ist seitdem vielfach bestätigt worden.

In einer Klausur heißt das: Das Wissen, auf das es ankommt, sitzt oft bei der Kollegin aus dem Vertrieb, beim neuen Teamleiter oder bei der Person, die am wenigsten redet. Eine gute Moderation sorgt dafür, dass es auf den Tisch kommt.

Im Gespräch gehen Ideen verloren

Brainstorming in der Gruppe fühlt sich produktiv an, liefert aber nachweislich weniger Ideen als dieselbe Zahl von Menschen, die zunächst allein nachdenkt. Michael Diehl und Wolfgang Stroebe haben 1987 gezeigt, dass vor allem die Produktionsblockade dafür verantwortlich ist: Während einer spricht, müssen alle anderen warten, und ihre Gedanken gehen verloren oder werden angepasst. Moderation wechselt deshalb bewusst zwischen Einzelarbeit, Kleingruppe und Plenum.

Hierarchie im Raum

Sobald die ranghöchste Person ihre Meinung sagt, ist das Gespräch ein anderes. Der Psychologe Irving Janis beschrieb mit dem Begriff Groupthink, wie Gruppen unter dem Wunsch nach Einigkeit kritische Stimmen unterdrücken. Zu seinen Empfehlungen gehörte, dass die Leitung ihre eigene Präferenz nicht schon zu Beginn äußert. Wer selbst moderiert, kann das kaum leisten. Die Harvard-Forscherin Amy Edmondson hat in einer Studie mit 51 Teams gezeigt, dass Teams nur dann offen über Fehler und Probleme sprechen, wenn sie sich psychologisch sicher fühlen. Warum dieses Fundament so entscheidend ist, beschreibe ich im Beitrag Psychologische Sicherheit im Team.

Klausuren scheitern selten an fehlenden Ideen. Sie scheitern an fehlender Verbindlichkeit.

Wann eine interne Moderation reicht und wann nicht

Nicht jede Klausur braucht eine externe Moderatorin. Wenn ein eingespieltes Team eine Jahresplanung ohne große Streitpunkte vorbereitet, kann eine erfahrene Person aus dem Haus das gut leisten. Am besten jemand, der nicht selbst Teil des Teams ist, etwa aus der Personalentwicklung.

Externe Moderation lohnt sich dagegen, wenn mindestens eines dieser Signale zutrifft:

  • Sie wollen selbst mitdiskutieren. Wer Inhalt und Prozess gleichzeitig führt, tut beides nur halb. Und das Team weiß nie genau, in welcher Rolle Sie gerade sprechen.
  • Es gibt Spannungen. Konflikte zwischen Personen oder Bereichen, Lagerbildung, Themen, über die seit Monaten niemand offen spricht.
  • Es geht um Heikles. Umstrukturierung, neue Rollen, Verantwortung für Fehler, Fragen, die Menschen persönlich betreffen.
  • Mehrere Bereiche mit unterschiedlichen Interessen sitzen am Tisch. Dann braucht es jemanden, der keinem Bereich zugerechnet wird.
  • Frühere Klausuren blieben ohne Folgen. Ein Zeichen, dass es weniger an Ideen fehlte als an Struktur und Verbindlichkeit.
  • Die Gruppe ist groß. Ab etwa zwölf Personen wird es ohne professionelle Prozessführung schwer, alle Stimmen zu hören.

Wie Sie erkennen, dass ein Konflikt sich nicht mehr von innen klären lässt, beschreibe ich ausführlicher im Beitrag Konfliktmoderation im Team.

Was eine gute Moderation leistet und was nicht

Eine Moderatorin übernimmt die Verantwortung für den Prozess, damit alle Beteiligten beim Inhalt frei sind. Konkret heißt das: Sie klärt vorab das Ziel, entwirft den Ablauf, führt durch die Tage, achtet auf Zeit und Energie, holt die leisen Stimmen herein, macht Spannungen besprechbar und sorgt dafür, dass Ergebnisse so festgehalten werden, dass sie umsetzbar sind.

Was sie nicht tut: Sie entscheidet nicht für das Team und liefert keine fachlichen Lösungen. Und sie füllt die Zeit nicht mit Methoden, die vor allem gut aussehen. Methoden sind Werkzeuge, kein Programm. Manchmal ist die wirksamste Intervention eine gute Frage zur richtigen Zeit, und manchmal eine Übung aus dem Improvisationstheater, die eine festgefahrene Runde wieder in Bewegung bringt. Warum ich damit gern arbeite, lesen Sie im Beitrag Was Improvisation über Führung lehrt.

So läuft eine moderierte Klausur ab

Eine gute Klausur beginnt Wochen vor dem ersten Tag und endet Wochen danach. Seriöse Moderation folgt deshalb fünf Schritten.

1. Auftragsklärung

Im ersten Gespräch mit der Führung geht es um die Frage, was am Ende der Klausur anders sein soll. Nicht „Wir wollen über die Strategie sprechen“, sondern zum Beispiel „Wir wollen drei Prioritäten für das nächste Jahr festlegen, die alle Bereiche mittragen“. Dazu gehört auch die ehrliche Prüfung, ob eine Klausur überhaupt das richtige Format ist.

2. Vorgespräche

Bei Teamthemen und spürbaren Spannungen führt die Moderatorin vorab kurze, vertrauliche Gespräche mit einzelnen Teilnehmenden. Hier zeigt sich, was unter der Oberfläche liegt. Und die Beteiligten erleben, dass sie gehört werden, bevor sie einander gegenübersitzen.

3. Ablauf entwerfen

Auf dieser Grundlage entsteht der Ablauf: welche Fragen in welcher Reihenfolge, in welcher Form, mit wie viel Zeit. Ein guter Ablauf hat Luft. Die wichtigsten Gespräche dauern fast immer länger als geplant.

4. Die Klausur selbst

In der Klausur führt die Moderatorin durch den Prozess und passt ihn an, wenn es nötig ist. Präsenz ist dabei wichtiger als der Plan. Wer an der Agenda festhält, während im Raum gerade das eigentliche Thema auftaucht, verpasst den wertvollsten Moment des Tages.

5. Nachschau

Einige Wochen nach der Klausur wird geprüft, was umgesetzt ist und was nachjustiert werden muss. Ohne diesen Schritt versanden auch die besten Vereinbarungen.

Ihre Klausur vorbereiten: eine Checkliste

Unabhängig davon, wer moderiert, helfen diese Punkte bei der Planung:

  • Das Ziel in einem Satz. Wenn Sie es nicht in einem Satz sagen können, ist die Klausur noch nicht reif.
  • Weniger Themen. Drei Themen gründlich sind mehr wert als zehn Themen angerissen.
  • Die richtigen Menschen. Alle, die für das Ergebnis gebraucht werden, und nicht mehr.
  • Ein Ort mit Abstand. Raus aus dem Büro, aber nicht so weit, dass die Anreise den halben Tag kostet.
  • Die passende Dauer. Für Strategie- und Teamthemen haben sich ein bis zwei Tage bewährt, gern mit einer Übernachtung dazwischen. Die gemeinsame Zeit am Abend ist oft wertvoller als jede Einheit.
  • Ihre Rolle klären. Entscheiden Sie vorher, wann Sie mitdiskutieren und wann Sie entscheiden. Und sagen Sie es dem Team.
  • Den Folgetermin gleich mitplanen. Der Termin für die Nachschau steht, bevor die Klausur beginnt.

Damit die Ergebnisse nicht im Kofferraum bleiben

Das häufigste Schicksal guter Klausurergebnisse ist der Alltag. Montag kommen die Mails, Dienstag die erste Krise, und das Fotoprotokoll verschwindet in einem Ordner. Dagegen helfen drei einfache Regeln. Jedes Ergebnis hat eine verantwortliche Person und einen Termin. Die Ergebnisse werden in der nächsten regulären Teambesprechung noch einmal aufgegriffen. Und der Nachschautermin wird nicht verschoben.

Klausuren scheitern selten an fehlenden Ideen. Sie scheitern an fehlender Verbindlichkeit.

Moderation mit psychologischem Blick

Als Diplom-Psychologin moderiere ich Klausurtagungen, Strategieworkshops und Teamentwicklungen für Führungsteams und Organisationen, bei Ihnen vor Ort oder an einem Tagungsort Ihrer Wahl. Mein Schwerpunkt liegt dort, wo es menschlich wird: bei Spannungen, Veränderungen und Fragen der Zusammenarbeit. Welche Themen ich moderiere, sehen Sie auf meiner Seite Leistungen. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Anliegen Moderation, Coaching oder Beratung braucht, hilft Ihnen der Beitrag Coaching, Beratung oder Moderation?. Und wenn Sie Ihre Klausur konkret planen: Im kostenfreien Erstgespräch von 30 Minuten schauen wir gemeinsam, was Ihr Team braucht.

Ulrike von den Driesch bei der Moderation einer Teamentwicklung Aus der Praxis · Klausurtagung Ein überlastetes Verwaltungsteam findet wieder zueinander Klare Prioritäten, verlässliche Zuständigkeiten und wieder Freude an der Arbeit. Praxisbeispiel lesen

Häufige Fragen zur Moderation von Klausurtagungen

Was ist eine Klausurtagung?

Eine Klausurtagung ist ein Treffen eines Teams, Führungskreises oder Gremiums außerhalb des Arbeitsalltags, meist an einem externen Ort und über einen oder mehrere Tage. Sie dient dazu, grundlegende Fragen wie Strategie, Zusammenarbeit, Rollen oder Veränderungen in Ruhe zu klären und verbindliche Ergebnisse zu vereinbaren.

Wann sollte eine Klausurtagung extern moderiert werden?

Externe Moderation lohnt sich, wenn die Führungskraft selbst mitdiskutieren möchte, wenn Spannungen oder heikle Themen wie eine Umstrukturierung im Raum stehen, wenn mehrere Bereiche mit unterschiedlichen Interessen beteiligt sind oder wenn frühere Klausuren ohne Folgen blieben. Eine externe Moderatorin wird von allen Seiten als neutral erlebt.

Kann die Führungskraft die Klausur selbst moderieren?

Bei einfachen Planungsthemen in einem eingespielten Team ist das möglich. Sobald die Führungskraft eigene Interessen am Ergebnis hat oder mitdiskutieren will, wird es schwierig. Teammitglieder richten sich nach ihrer Meinung, kritische Stimmen bleiben eher still, und die Führungskraft kann sich nicht gleichzeitig auf Prozess und Inhalt konzentrieren.

Wie lange sollte eine Klausurtagung dauern?

Für Strategie- und Teamentwicklungsthemen haben sich ein bis zwei Tage bewährt. Eine Übernachtung schafft Abstand zum Alltag und Raum für informelle Gespräche. Für eine einzelne, klar umrissene Frage kann auch ein gut vorbereiteter Tag reichen.

Was kostet eine externe Moderation?

Das hängt vom Umfang ab: von der Auftragsklärung, den Vorgesprächen mit Teilnehmenden, der Zahl der Moderationstage, der Dokumentation und der Nachschau. Seriöse Moderatorinnen und Moderatoren erstellen nach einem ersten Gespräch ein Angebot, das genau diese Bestandteile ausweist. Rechnen Sie dabei nicht nur die Kosten der Moderation, sondern auch die Arbeitszeit aller Teilnehmenden. Eine Klausur ohne Ergebnis ist die teuerste Variante.

Was ist der Unterschied zwischen Klausurtagung und Teambuilding?

Teambuilding zielt vor allem auf das Miteinander, oft über gemeinsame Erlebnisse und Aktivitäten. Eine Klausurtagung arbeitet an konkreten inhaltlichen Fragen und Vereinbarungen. Beides lässt sich verbinden. Wenn es aber echte Spannungen im Team gibt, löst ein gemeinsamer Kletterparcours sie nicht. Dann braucht es ein moderiertes Gespräch.

Muss der Arbeitgeber die Moderation einer Betriebsrats-Klausur bezahlen?

Nach § 40 BetrVG trägt der Arbeitgeber die erforderlichen Kosten der Betriebsratsarbeit. Ob eine externe Moderation dazugehört, hängt vom Einzelfall ab. Das Landesarbeitsgericht Hessen hat die Kostenübernahme in einem Fall bejaht, in dem eine schwerwiegende Kommunikationsstörung im Gremium vorlag. Im Regelfall sollte die Frage vorab mit dem Arbeitgeber geklärt werden.

Quellen

Ulrike von den Driesch
Ulrike von den Driesch
Diplom-Psychologin · Coach und Beraterin · In der Praxis in Köln, vor Ort oder online